Communicatie en participatie

projectinformatie - economische aspecten - groentenboer

In overleg met de gemeente is een brede klankbordgroep gevormd die tijdens het planproces als adviesgroep fungeerde en actief meedacht over de wijze waarop de kwaliteit van winkelcentrum De Gaard kan worden verbeterd. In september 2008 is klankbordgroep De Gaard van start gegaan. Klik hier voor meer informatie over de samenstelling van de klankbordgroep.

Acties klankbordgroep De Gaard
Met de klankbordgroep is tussen 2008 en 2014 een intensief participatietraject doorlopen met ca 25 bijeenkomsten, waarbij onder meer de volgende acties zijn ondernomen:

  • Knelpuntenanalyse om de belangrijkste knelpunten en verbetermogelijkheden in beeld te brengen (SWOT-analyse De Gaard)
  • Gezamenlijke ontwerpsessies om zoveel mogelijk knelpunten op te lossen
  • Excursies naar twee vergelijkbare winkelcentra om leerervaringen op te doen
  • Gastcollege door retail-expert Prof. dr. Ed Nozeman

In Schetsplan De Gaard uit 2012 (pagina 6 t/m 9) is een compacte rapportage van het participatieproces tussen 2008 en 2012 weergegeven. Het schetsontwerp is vervolgens binnen de kaders van het gemeentelijk
Stedenbouwkundige programma van Eisen (SPvE) en op basis van de constructieve input van de klankbordgroep vanaf 2012 vertaald in een voorlopig ontwerp dat in 2014 tezamen met het SPvE ter visie is gelegd.

Informeren wijkbewoners

Naast de bijeenkomsten van de klankbordgroep werden wijkbewoners vanaf 2009 regelmatig over het planvormingsproces geïnformeerd via onder meer:

  • Bijeenkomsten
    Alle wijkbewoners in Tuindorp, Voordorp en Tuindorp-Oost zijn via huis-aan-huis bezorgde wijkberichten uitgenodigd voor drie wijkbrede bijeenkomsten en twee inloopbijeenkomsten
  • Nieuwsbrieven
    Via diverse huis-aan-huis verspreide nieuwsbrieven hebben gemeente en projectontwikkelaar buurtbewoners regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project
  • Artikelen in regionale media
    Tussen 2008 en heden hebben de wijkkranten ‘Tuindorp-Oost’ en ‘Voordorp Vooruit’ tientallen artikelen geschreven over de voortgang van De Gaard en is er gepubliceerd in het Stadsblad, het Utrechts Nieuwsblad,  “Ons Utrecht” en op vele internetfora.

Invloeden participatie

Winkelcentrum De Gaard kent al een lange periode van planontwikkeling, waarbij intensief is samengewerkt met klankbordgroep De Gaard. Daarnaast is in het voorjaar gediscussieerd met omwonenden  en buurtbewoners in diverse (plenaire en tafel)  sessies. Mede dankzij inbreng van de klankbordgroep en suggesties vanuit de omwonenden zijn in de afgelopen jaren belangrijke wijzigingen in de plannen aangebracht, zoals:

  • Oplossen van knelpunten ten aanzien van autobereikbaarheid, parkeren  (meer parkeerplaatsen, betere groeninpassing) en bevoorrading
  • Inpandig laden en lossen van de AH
  • Vergroting van het ‘ontmoetingsplein’; parallel aan de klankbordgroep is een DUW-groep geformeerd die zich sterk heeft gemaakt voor een centrale ontmoetingsplek in de wijk
  • Vergroening van het plan (meer bomen  en een groen dak voor een groot deel van het winkelcentrum)
  • Vergroting van de waterpartij aan de westkant van de Gaard ten opzichte van de oorspronkelijke plannen (hoeveelheid water blijft nu gelijk t.o.v. de huidige situatie).
  • Overleg tussen gemeente en “KWL-lanen” (en Top Vastgoed) over verkeerskundige oplossingen t.a.v. doorgaand verkeer en ongewenst sluipverkeer door de Winklerlaan/Kouwerplantsoen en de Lamerislaan.
  • (resultaten vertaald in bindende procesafspraak: ‘nieuwe meting na realisatie plan’ en ‘budgetreservering voor eventuele maatregelen’.

Bijzonder in dit project is dat het ontwerp voor de buitenruimte mede is vorm gegeven door kunstenaar Jozef Legrand, die ook het kunstwerk ‘de poëtische ontmoeting’ zal realiseren.
Het participatietraject winkelcentrum De Gaard is in 2009 genomineerd voor de  Participatieprijs van de gemeente Utrecht.

Communicatie en participatie in de toekomst

Eigenaar Van der Vorm (Nevo Vastgoed) en Top Vastgoed hebben door communicatiebureau Urban Solutions een marketing- en communicatieplan laten opstellen. Hieruit volgen een aantal activiteiten op het gebied van communicatie en participatie die vanaf najaar 2015 zullen worden ingezet. Zoals:

  • Participatie
    Buurtgesprekken met gemeente Utrecht en vertegenwoordigers van omwonenden, bezoekers en winkeliers uit het winkelcentrum met als doel te informeren, mee te denken en samen tot oplossingen te komen die leiden tot een zo groot mogelijke beperking van de overlast tijdens de uitvoering van de renovatie en nieuwbouw. Bij het op te stellen BLVC-plan (Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie) wordt de te formeren BLVC contactgroep betrokken. In de BLVC contactgroep zullen ondernemers en omwonenden plaatsnemen.
  • Website
    Een portal waar men terecht kan voor onder andere:
    • Informatie over het project
    • Artist impressies en filmpjes
    • Videofilmpjes waarin bewoners, winkeliers en betrokkenen bij het project aan het woord komen
    • Interactief deel met ruimte voor vragen en opmerkingen (digitale ideeënbus)
  • Nieuwsbrief
    Elke 3 à 5 maanden zal zowel digitaal als huis-aan-huis een nieuwsbrief worden rondgestuurd met informatie over de voortgang van het project en interviews met bewoners, ondernemers en andere betrokkenen.
  • Informatieborden, -panelen en -doeken
  • Maquette, sfeerbeelden (artist impressies) en plattegronden van de Nieuwe Gaard
  • Buurt en scholen zullen intensiever betrokken worden, bijvoorbeeld door het organiseren van activiteiten, acties of prijsvragen
  • Meningspeiling onder bewoners en bezoekers over actuele onderwerpen rond het winkelcentrum

Samenstelling klankbordgroep De Gaard

De klankbordgroep bestond tot het voorjaar van 2015 uit vertegenwoordigers van wijkbewoners, ondernemers, buurtcomités, de wijkraad en de gemeente. De klankbordgroep was in overleg met gemeente en wijkraad zorgvuldig en weloverwogen als volgt samengesteld:

  • Wijkraad (2x)
  • Buurtcomité Tuindorp-Oost (2x)
  • Bewoners Voordorp (2x)
  • Ondernemers De Gaard (2x)
  • Bewoners Tuindorp (2x)
  • Bewoners Tuindorp-Oost (2x)
  • Bewoners De Gaard (2x).

Tuindorp-Oost, de buurt waarin De Gaard ligt, werd vanaf het begin door 6 personen vertegenwoordigd. In maart 2013 zijn er vanuit de Valetonflat (1) en vanuit het gebied Lamerislaan/Kouwerplantsoen/Winklerlaan nog 4 extra vertegenwoordigers aangeschoven.